Verwerkersovereenkomst

Artikel 1 – Partijen en rollen

Deze verwerkersovereenkomst is een afspraak tussen:

• Fleetorix, wij, ons: ABL - The Problem Solver B.V., Sloepkade 64, 2725 EZ Zoetermeer (KvK 28064282, btw-nummer NL804652429B01), bereikbaar via privacy@fleetorix.com;
• het team, je, jij: de organisatie die Fleetorix gebruikt.

Voor de toestemmingen die bezoekers van je domeinen geven, ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker. Voor domeinen van je klanten geldt artikel 3.

We verwerken die gegevens alleen op jouw instructies. Die instructies zijn de overeenkomst, deze verwerkersovereenkomst en wat je in het dashboard instelt. Moeten we volgens de wet iets anders doen, dan laten we je dat vooraf weten, tenzij de wet dat verbiedt. Vinden we dat een instructie in strijd is met de AVG, dan zeggen we dat meteen.

Artikel 2 – Verhouding tot de algemene voorwaarden

Deze verwerkersovereenkomst hoort bij de overeenkomst over het gebruik van Fleetorix, net als onze algemene voorwaarden. Je gaat ermee akkoord als je voor het eerst inlogt. Gaat het om de verwerking van persoonsgegevens, dan gaat deze verwerkersovereenkomst voor op de algemene voorwaarden. Woorden als domein, banner en toestemming betekenen hier hetzelfde als daar.

Artikel 3 – Domeinen van je klanten

Gebruik je Fleetorix voor domeinen van je eigen klanten, bijvoorbeeld als bureau, dan is je klant de verwerkingsverantwoordelijke, ben jij de verwerker van je klant, en zijn wij jouw subverwerker. Deze verwerkersovereenkomst geldt dan tussen jou en ons, op dezelfde manier.

Je zorgt ervoor dat de afspraak met je klant toestaat dat wij subverwerker zijn, en je geeft aan je klant door wat die van ons nodig heeft. Alles loopt via jou: je klant heeft geen rechten tegenover ons, en stuurt ons geen instructies, verzoeken of auditvragen.

Artikel 4 – Welke gegevens we verwerken

We verwerken gegevens van de bezoekers van je domeinen, met één doel: hun keuze in de banner vastleggen en bewaren, zodat jij kunt aantonen dat ze toestemming gaven, en de banner en je scripts daarnaar laten werken.

Per keuze die een bezoeker maakt, bewaren we een toestemming met:

• de cookiecategorieën die de bezoeker accepteerde;
• de versie van de banner die toen gold;
• de hostnaam van de pagina waarop de keuze werd gemaakt;
• het tijdstip waarop wij de keuze ontvingen;
• een gehashte bezoekers-ID. Die is gemaakt van een willekeurige code die de banner op het apparaat van de bezoeker bewaart, en niet afgeleid van het IP-adres of een vingerafdruk van het apparaat.

Daarnaast bewaren we per versie van je banner een momentopname: de teksten, de categorieën en de opmaak op het moment dat die versie begon. Zo kun je laten zien waar de bezoeker mee instemde.

Bij elke keer dat de banner zijn instellingen ophaalt of een keuze doorstuurt, ziet onze hostingpartij het IP-adres en de browsergegevens van de bezoeker. Die verwerken we alleen onderweg: ze komen niet in de toestemmingslog, en staan maximaal 2 weken in de logbestanden van onze hostingpartij.

We verwerken geen bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid of geloof.

Let op: iedereen die de code op je website leest, kan met die code een toestemming naar ons sturen. De toestemmingslog laat dus zien wat er met de code van een domein binnenkwam. Het is geen bewijs dat elke toestemming van je eigen website komt.

Artikel 5 – Bewaren en verwijderen

We bewaren elke toestemming 5 jaar, gerekend vanaf het tijdstip waarop wij haar ontvingen. Daarna verwijderen we haar definitief. Die termijn is voor alle domeinen gelijk en kun je niet aanpassen: door Fleetorix te gebruiken, geef je ons deze termijn als instructie. Een momentopname van je banner verwijderen we zodra er geen toestemming meer bij kan horen; de momentopname van de huidige versie blijft altijd staan.

We verwijderen eerder in deze gevallen:

• Verwijder je een domein, dan bieden we eerst de download van de toestemmingslog als CSV aan. Daarna verwijderen we de toestemmingen en de momentopnamen van dat domein meteen.
• Eindigt de overeenkomst, dan heb je 30 dagen om de toestemmingslog van elk domein als CSV te downloaden. 30 dagen na het einde van de overeenkomst verwijderen we al je domeinen, hun bannerinstellingen, de toestemmingen en de momentopnamen. Vanaf dat moment bewaar je het bewijs van toestemming zelf.

Wat we verwijderen, staat daarna nog even in de back-ups van onze database. Het verdwijnt daaruit vanzelf, binnen maximaal 7 dagen.

Artikel 6 – Subverwerkers

Je geeft ons toestemming om deze subverwerkers in te schakelen:

Neon en Vercel zijn Amerikaanse bedrijven. Daarom kan een Amerikaanse overheid in theorie om gegevens vragen, ook als ze in Frankfurt staan. Neon en Vercel zijn aangesloten bij het EU-VS Data Privacy Framework.

We leggen aan elke subverwerker dezelfde plichten voor de bescherming van de gegevens op als die in deze verwerkersovereenkomst staan. Blijft een subverwerker in gebreke, dan blijven wij tegenover jou verantwoordelijk.

Voor inloggen, e-mail en betalingen gebruiken we ook Google en Stripe. Die zien de toestemmingen van je bezoekers nooit, en verwerken alleen de gegevens van je account en je betalingen. Hoe, staat in onze privacyverklaring.

Artikel 7 – Nieuwe subverwerkers

Willen we een subverwerker toevoegen of vervangen, dan laten we dat de beheerder van je team minstens 30 dagen van tevoren per e-mail weten. Ben je het er niet mee eens, dan kun je de overeenkomst opzeggen voordat de wijziging ingaat. Een vetorecht heb je niet. Wat je al hebt betaald, krijg je niet terug.

Artikel 8 – Beveiliging

We beveiligen de gegevens met passende technische en organisatorische maatregelen. In het bijzonder:

• Alle verbindingen met Fleetorix en tussen Fleetorix en zijn subverwerkers lopen via TLS.
• De database is versleuteld opgeslagen.
• Het dashboard laat een gebruiker alleen de gegevens van zijn eigen team zien. Elke opvraging in de code is beperkt tot dat team.
• IP-adressen van bezoekers komen niet in de toestemmingslog, en de bezoekers-ID is een gehashte willekeurige code (zie artikel 4).
• Alleen mensen van ABL - The Problem Solver B.V. die het voor hun werk nodig hebben, kunnen bij de gegevens. Zij hebben een plicht tot geheimhouding.
• Inloggen gaat met een Google-account of met een eenmalige link per e-mail. Er zijn geen wachtwoorden die kunnen uitlekken.
• Onze database maakt automatisch back-ups, zodat we gegevens na een storing kunnen terugzetten (zie artikel 5).

Artikel 9 – Datalekken

Ontdekken we een datalek bij de gegevens van deze verwerkersovereenkomst, dan melden we dat zonder onredelijke vertraging, en uiterlijk binnen 48 uur nadat we het ontdekken, per e-mail aan de beheerder van je team. Zo heb je genoeg tijd om het binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens te melden, of om het aan je klant door te geven als het om een domein van je klant gaat.

We vertellen je wat we op dat moment weten: wat er gebeurde, welke gegevens en hoeveel bezoekers het betreft, wat de gevolgen kunnen zijn en wat we eraan doen. Wat we later te weten komen, sturen we na. Wij melden een datalek niet zelf aan de toezichthouder of aan bezoekers.

Artikel 10 – Verzoeken van bezoekers

Een bezoeker kan je vragen om zijn gegevens in te zien, mee te nemen, te verbeteren, te beperken of te verwijderen. Wij kennen een bezoeker alleen aan de gehashte bezoekers-ID in de toestemmingslog. Die ontstaat uit de code die de banner op het apparaat van de bezoeker bewaart. Zo helpen we je:

• Inzien en meenemen doe je zelf: je vindt de toestemmingen van een bezoeker in de toestemmingslog in het dashboard, en downloadt ze als CSV.
• Verwijderen, beperken of verbeteren: mail het domein en de gehashte bezoekers-ID uit de toestemmingslog naar privacy@fleetorix.com. We voeren je verzoek binnen 14 dagen uit en laten je weten dat het gebeurd is.

Let op: verwijder je de toestemmingen van een bezoeker, dan kun je niet meer aantonen dat die bezoeker toestemming gaf. Of dat nodig is, beslis jij.

Komt een verzoek van een bezoeker rechtstreeks bij ons binnen, dan sturen we door naar jou. We beantwoorden het niet zelf.

Artikel 11 – Informatie en audit

Je eigen bewijs van toestemming heb je altijd bij de hand: de toestemmingslog van elk domein, die je als CSV downloadt. Vragen over hoe wij de gegevens verwerken en beveiligen, beantwoorden we schriftelijk binnen 30 dagen.

Daarnaast mag je maximaal eens per jaar een audit laten doen door een onafhankelijke deskundige met een plicht tot geheimhouding. Je laat ons dat minstens 30 dagen van tevoren weten. De audit is op jouw kosten. Voor de database en de hosting verwijzen we naar de certificeringen en rapporten van onze subverwerkers (zie artikel 6).

Artikel 12 – Aansprakelijkheid

Voor onze aansprakelijkheid onder deze verwerkersovereenkomst geldt wat daarover in de algemene voorwaarden staat. Deze verwerkersovereenkomst voegt daar geen aparte regeling aan toe.

Artikel 13 – Duur en einde

Deze verwerkersovereenkomst loopt zolang de overeenkomst over het gebruik van Fleetorix loopt, en daarna tot we alle gegevens hebben verwijderd zoals artikel 5 beschrijft. Onze plicht tot geheimhouding blijft ook daarna gelden.

Artikel 14 – Wijzigingen van deze verwerkersovereenkomst

We kunnen deze verwerkersovereenkomst aanpassen. We laten je dat minstens 30 dagen van tevoren per e-mail weten. Ga je niet akkoord, dan kun je opzeggen voordat de wijziging ingaat. De datum bovenaan laat zien wanneer de verwerkersovereenkomst voor het laatst veranderde.

Artikel 15 – Toepasselijk recht en geschillen

Op deze verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing, net als op de algemene voorwaarden. Geschillen leggen we voor aan de rechtbank Den Haag.